Einarbeitungs-Tracker: SGB XI Controlling

Gesamtfortschritt

Erledigte Aufgaben

Offene Aufgaben

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📚 Phase 1: Systemzugang & Grundverständnis (Woche 1-2)

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Vivendi - Detaillierte Einarbeitung

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Zugang und Berechtigungen

Admin/IT kontaktieren für vollständigen Zugang

Berechtigungen dokumentieren: Welche Einrichtungen? Welche Funktionen?

Testmandant erfragen zum risikofreien Üben

Navigation und Struktur

Hauptmenü erkunden: Wo finde ich was?

Favoriten einrichten für häufig genutzte Bereiche

Suchfunktionen verstehen und nutzen lernen

Unterschiede Vivendi-Module

Vivendi PD (stationär): Bewohnerstammdaten, Pflegeplanung, Medikamentenmanagement
Vivendi PEP/PN (ambulant): Tourenplanung, Einzelleistungen - hier kennst du dich aus!

Controlling-relevante Daten lokalisieren: Belegungszahlen, Pflegegrad-Verteilung

Exportfunktionen für Auslastungsstatistiken finden

Stammdaten & Leistungserfassung

Beispielbewohner aufrufen und Stammdaten analysieren

Pflegegrad, Kostenträger, Eigenanteil verstehen

Tagesstruktur in Vivendi nachvollziehen

Liste erstellen: "Die 10 wichtigsten Reports aus Vivendi für mein Controlling"

Diamant - Finanzsoftware verstehen

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Systemaufbau und Module

Module kennenlernen: FiBu, Anlagenbuchhaltung, KoRe, Controlling

Kontenrahmen für Pflegeeinrichtungen verstehen (KHBV-angelehnt)

"Kontenplan-Spickzettel" erstellen mit den 30 wichtigsten Konten

Kostenstellenstruktur

Kostenstellenaufbau verstehen (pro Einrichtung/Wohnbereich/Funktion)

Umlageschlüssel für Gemeinkosten nachvollziehen

Navigation und Berichte

BWA erstellen und interpretieren

Kostenstellenbericht aufrufen und verstehen

Soll-Ist-Vergleiche durchführen

Datenflussgrafik erstellen: Vivendi → Schnittstelle → Diamant

Anlagenbuchhaltung für Investitionskosten

Anlageverzeichnis aufrufen und AfA-Methoden verstehen

Nutzungsdauer verschiedener Anlagegüter recherchieren

Praktische Übung: Beispieleinrichtung auswählen, BWA erstellen und analysieren

Weitere Systeme im Überblick

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Excel-Liste aller Programme erstellen: Name, Zweck, Häufigkeit, Zugang

Schnittstellen dokumentieren: Welche Systeme kommunizieren miteinander?

Dateistruktur & Arbeitsebenen

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Organisationsstruktur

Gesamtübersicht erstellen: Anzahl Einrichtungen, Geschäftsbereiche

Rechtsformen und Trägerstrukturen verstehen

Organigramm beschaffen und Entscheidungswege verstehen

Dateisystem-Logik

5-Ebenen-System:
1. Konzern/Unternehmen
2. Einrichtung/Dienst
3. Jahr
4. Themen (Verhandlungen, BWA, etc.)
5. Detailebene

Laufwerksübersicht erstellen: Welche Laufwerke, wer hat Zugriff?

Ebenenstruktur visualisieren (Screenshot oder Diagramm)

Namenskonventionen dokumentieren

"Wegweiser-Dokument" erstellen: Wo finde ich was?

Vorlagen & Templates

Master-Vorlagenordner finden und alle Templates sichten

Jede Vorlage öffnen und alle Formeln/Verknüpfungen verstehen

Checkliste erstellen: "Welche Vorlage für welchen Zweck?"

🏥 Phase 2: Stationäre Pflege intensiv (Woche 3-6)

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SGB XI Grundlagen stationär

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Leistungsarten verstehen

Vollstationäre Pflege (§43): Leistungsbeträge 2025 lernen (PG 2-5)

Kurzzeitpflege (§42) verstehen und Abgrenzung zu vollstationär

Zusätzliche Betreuung (§43b): Finanzierung und Nachweis verstehen

Vergütungsstruktur stationär

Beispielrechnung:
Pflegesatz PG 3 = 85 €/Tag
Pflegekassenbeitrag PG 3 = 1.262 €/Monat ≈ 41,68 €/Tag
Eigenanteil Bewohner = 43,32 €/Tag

Pflegesätze nach Pflegegraden: Tagesätze und Eigenanteil berechnen

Einrichtungseinheitlicher Eigenanteil (EEE) seit 2022 verstehen

Ausbildungsumlage: Berechnung und Finanzierung nachvollziehen

U&V (Unterkunft & Verpflegung): Separate Kalkulation verstehen

Vergleich ambulant vs. stationär

Vergleichstabelle erstellen: Vergütung, Kalkulation, Auslastungsrisiko

Personalbemessung nach Landesrahmenvertrag verstehen

Investitionskosten - Vertiefung

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Grundlagen und Abgrenzung

§82 SGB XI lesen und zusammenfassen

Abgrenzung investiv vs. konsumtiv: Beispiele sammeln

Liste erstellen: Was zählt zu Investitionskosten?

Förderung & Kalkulation

Landesförderung recherchieren für jedes Bundesland des Unternehmens

Beispielkalkulation Investitionskosten komplett durchrechnen

Investitionskostenvereinbarung einer Einrichtung analysieren

AfA-Listen verstehen: Nutzungsdauer verschiedener Anlagegüter

Verhandlungsprozess stationär

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Beteiligte Parteien

Rollen und Interessen aller Verhandlungspartner verstehen

Eigene Rolle als Controlling definieren

Verhandlungsunterlagen vorbereiten

Kostenstellenrechnung auswerten und bereinigen

Personalkostenplanung erstellen: Stellenplan, Gehälter, Sozialabgaben

Sachkostensteigerungen dokumentieren und mit Belegen untermauern

Wirtschaftlichkeitsnachweise aufbereiten

Benchmark-Daten recherchieren und eigene Position einordnen

Verhandlung & Dokumentation

Bei 2-3 Verhandlungen hospitieren (wenn möglich)

Historische Verhandlungen analysieren (min. 3 Jahre zurück)

Entwicklung der Pflegesätze visualisieren (Excel-Diagramm)

Learnings dokumentieren: Was funktioniert in Verhandlungen?

💼 Phase 3: Praxisanwendung & Vertiefung (Woche 7-12)

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Datenanalyse - BWA und Kostenstellenberichte

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BWA für Beispieleinrichtung erstellen und interpretieren

Kostenstellenberichte detailliert analysieren

Soll-Ist-Vergleiche durchführen und Abweichungen analysieren

Personalquoten berechnen: Personalkostenquote, Fachkraftquote, VZÄ

Dashboard erstellen mit 10 wichtigsten KPIs

Verhandlungsvorbereitung simulieren

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Reale Einrichtung auswählen für Übung

Komplette Verhandlungsunterlage eigenständig erstellen

Von erfahrenem Kollegen prüfen lassen

Verhandlungs-Simulation: Kollege stellt kritische Fragen

Feedback einarbeiten und nachbessern

Systeme verknüpfen - Datenflüsse

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Datenexport aus Vivendi in Excel aufbereiten

Zahlen in Diamant nachvollziehen und Abweichungen identifizieren

Reportingroutine entwickeln: Monatliche Standards definieren

Automatisierung nutzen: Excel-Vorlagen mit Verknüpfungen, Power Query

Wissenserweiterung

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Landesspezifika

Bundesländer-Liste erstellen mit Besonderheiten

Rahmenverträge je Bundesland recherchieren und vergleichen

Investitionskostenförderung je Bundesland dokumentieren

Qualität & Prüfungen

MD-Prüfungen: Zusammenhang zu Personalbemessung verstehen

Auswirkungen von Qualitätsindikatoren auf Vergütung

Weiterbildung

SGB XI §§ 82-89 lesen, markieren und zusammenfassen

Branchen-Newsletter abonnieren (bpa, VDAB, etc.)

Mind. 2 Webinare/Schulungen zu aktuellen Themen besuchen

🚀 Phase 4: Selbstständiges Arbeiten (ab Woche 13)

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Monatliche Routine etablieren

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Standard-Reportings für alle Einrichtungen (BWA, KPIs, Belegung)

Plausibilitätsprüfungen durchführen

Personalkosten aktualisieren

Liquiditätsprüfung

Quartalsaufgaben

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Wirtschaftsplanung überprüfen und Forecast anpassen

Investitionsplanung prüfen

Tiefergehende Analysen/Sonderprojekte

Jour fixe mit Geschäftsführung

Jährliche Aufgaben

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Verhandlungsvorbereitung für alle Einrichtungen

Investitionsplanung fürs Folgejahr

Jahresabschlussarbeiten unterstützen

Budgetierung fürs Folgejahr (Q4)

Netzwerk aufbauen

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Regelmäßiger Austausch mit Einrichtungsleitungen

Vor-Ort-Besuche in Einrichtungen

XING/LinkedIn: Gruppen zur Pflegewirtschaft beitreten

Teilnahme an Verbandstreffen oder Konferenzen

🎯 Finale Meilensteine (Monat 6)

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Vollständig eigenständiges Arbeiten ohne ständige Rückfragen

Erste Verhandlung federführend begleitet

Routinen etabliert: Alle monatlichen/quartalsweisen Aufgaben laufen

Netzwerk aufgebaut: Kenne alle wichtigen Ansprechpartner

Positives Feedback von GF/Kollegen: Einarbeitung erfolgreich!

🎯 Einarbeitungs-Tracker: SGB XI Controlling

Gesamtfortschritt

Erledigte Aufgaben

Offene Aufgaben

📚 Phase 1: Systemzugang & Grundverständnis (Woche 1-2)

Vivendi - Detaillierte Einarbeitung

Zugang und Berechtigungen

Navigation und Struktur

Unterschiede Vivendi-Module

Stammdaten & Leistungserfassung

Diamant - Finanzsoftware verstehen

Systemaufbau und Module

Kostenstellenstruktur

Navigation und Berichte

Anlagenbuchhaltung für Investitionskosten

Weitere Systeme im Überblick

Dateistruktur & Arbeitsebenen

Organisationsstruktur

Dateisystem-Logik

Vorlagen & Templates

🏥 Phase 2: Stationäre Pflege intensiv (Woche 3-6)

SGB XI Grundlagen stationär

Leistungsarten verstehen

Vergütungsstruktur stationär

Vergleich ambulant vs. stationär

Investitionskosten - Vertiefung

Grundlagen und Abgrenzung

Förderung & Kalkulation

Verhandlungsprozess stationär

Beteiligte Parteien

Verhandlungsunterlagen vorbereiten

Verhandlung & Dokumentation

💼 Phase 3: Praxisanwendung & Vertiefung (Woche 7-12)

Datenanalyse - BWA und Kostenstellenberichte

Verhandlungsvorbereitung simulieren

Systeme verknüpfen - Datenflüsse

Wissenserweiterung

Landesspezifika

Qualität & Prüfungen

Weiterbildung

🚀 Phase 4: Selbstständiges Arbeiten (ab Woche 13)

Monatliche Routine etablieren

Quartalsaufgaben

Jährliche Aufgaben

Netzwerk aufbauen

🎯 Finale Meilensteine (Monat 6)